Vous travaillez dans votre traitement de texte favori et vous voulez garder une copie de votre travail pour un usage ultérieur. Si vous n’enregistrez pas votre travail, il sera perdu. Pour enregistrer en anglais, save ; nous verrons pourquoi plus bas), rendez-vous dans le menu « Fichier » généralement dans le coin supérieur gauche de la barre horizontale des menus du logiciel.

ou encore, le même menu dans Adobe Photoshop Elements :

A mi hauteur dans ces deux menus, il vous est proposé « enregistrer » ou « enregistrer sous ». Pourquoi ces deux options. On distinguera deux cas :

• le fichier n’a pas encore été enregistré sur l’ordinateur. Vous avez commencé à écrire du texte mais n’avez pas encore donné de nom à ce document. Lorsque l’on travaille sur des documents, ils ne sont pas sur le disque dur qui est un stockage permanent mais dans la mémoire vive encore appelée RAM. On pourrait comparer cela à un patient qui va à l’hôpital pour se faire opérer. La veille de l’opération on l’accueille dans la chambre pour le préparer à l’opération, le lendemain ; la chambre c’est le disque dur. Le lendemain, des infirmiers l’emmène en salle d’opération, la chirurgie dure plusieurs heures et il ne regagnera sa chambre que lorsque le chirurgien en aura fini avec lui ; la salle d’opération c’est la RAM. C’est là que s’opère toute la chirurgie (le travail sur ordinateur). L’opération finie, il retourne en chambre (le disque dur). Si le patient fait une complication (modification d’un fichier), il part à nouveau de la chambre (disque dur) vers la salle d’opération (RAM). Or, celle-ci se vide intégralement de son contenu quand on ferme le logiciel sur lequel on travaille ou qu’on éteint l’ordinateur.
• le fichier a déjà été enregistré à un moment donné dans le passé mais vous voulez enregistrer toutes les nouvelles modifications que vous allez lui apporter dorénavant

Premier cas de figure, le document n’a toujours pas d’existence sur le disque dur. N’attendez pas une panne de l’ordi ou une mauvaise manipulation, enregistrez le tout de suite dès que vous le commencez. Ce serait dommage de le perdre. Eh, oui, on peut enregistrer un document alors qu’il ne contient pas un seul mot. Pour ce faire, vous allez dans le menu « Fichier » puis « Enregistrer sous… ». Et là, vous arrivez sur une fenêtre qui se présente comme celle ci-dessous.

Commentons cette fenêtre :

• tout en haut dans la barre horizontale, la mention « Enregistrer sous » est indiquée. Il s’agit bien de la première fois que je l’enregistre dans le stockage permanent de l’ordinateur (le disque dur)
• juste en dessous, il est encore précisé « Enregistrer sous » avec un champ sur fond blanc. C’est dans ce champ que vous allez donné le nom à votre document. Donnez un nom le plus explicite possible. Il faudra pouvoir le retrouver sur le disque dur dans 15 jours, dans 6 mois ou dans 3 ans.
• en descendant encore, ignorez le champ « Tags » dont nous ne parlerons pas ici. Vient en dessous, en droite ligne, le nom du dossier dans lequel vous allez stocké votre document. Un dossier est un peu comme un tiroir dans un placard (le placard étant votre disque dur). Le dossier ici s’appelle « Website »
• on peut voir ensuite une zone étendue vers le bas avec plusieurs colonnes (une grise à gauche et plusieurs blanches à droite. La possibilité vous est offerte de classer le document autre part que dans « Website », vous pouvez par exemple choisir le « Bureau » ou « Documents » en cliquant sur l’intitulé idoine
• puis on retombe à nouveau dans une zone gris clair où est présenté le format, ici « DOC », ce format apparaitra à la fin du nom du document, on parle alors d’une extension. Ce qui donnerait par exemple « fichier_1.doc ». Microsoft Word permet d’enregistrer un document sous plusieurs formats dont le .doc, .docx, .rtf ou encore .pdf, pour ne citer qu’eux
• dans la ligne du bas, on trouve à gauche « Nouveau dossier » si, au dernier moment, on veut créer un dossier (encore non-existant sur le disque dur) pour accueillir le nouveau document qu’on est en train d’enregistrer
• et à droite, sont affichés deux boutons : « Annuler » pour finalement ne pas enregistrer par ce qu’on a changé d’avis et « Enregistrer » pour valider les paramètres que l’on vient de renseigner dans cette fenêtre

Ça y est le document est enregistré. Il passe du statut de « document » (individu sans nom ni lieu de résidence) à celui de « fichier » (individu clairement identifié parce qu’il a une carte d’identité et une habitation). Il est sur le disque dur mais comme on travaille toujours dessus, il est également dans la RAM. Plus je fais des modifications entre 11h00 et 12h00 plus la nouvelle mouture va diverger de celle que j’ai enregistrée à 10h55.

Il faudra donc faire savoir au disque dur que vous avez fait des modifications sur le fichier depuis 10h55 et qu’il est donc enrichi par rapport à la version précédemment enregistrée (celle de 10h55). C’est le deuxième cas de figure. Ici, il n’est plus besoin de faire « Enregistrer sous » puisque l’ordinateur sait déjà comment s’appelle le fichier et où il est stocké. Il suffit de faire « Enregistrer » pour qu’instantanément la version de 10h55 soit remplacée par celle de 12h00. Une variante consiste à utiliser le raccourci clavier « Ctrl + S » ; les raccourcis ont été inventés par nos amis anglo-saxons et le « s » signifie « Save », c’est à dire enregistrer. Toutefois, à chaque fois que l’on clique sur « Enregistrer », il ne cumule pas les versions ; il remplace la précédente par la nouvelle. Mais, quand on clique sur « Enregistrer », rien ne se passe de visible à l’écran (ce qui laisse à penser que ça n’a pas fonctionné) mais tout se passe dans les coulisses de l’ordinateur. La version de la RAM remplace celle du disque. Et ainsi de suite, à chaque fois qu’on clique sur « Enregistrer ».

Il y a cependant un troisième cas de figure auquel vous ne devriez pas avoir recours. Il est risqué. Si vous n’avez pas précédemment enregistré votre travail même après trois heures de travail acharné et que par mégarde vous fermez le logiciel, apparaitra une fenêtre toute nouvelle.

Il est important de se souvenir que cette fenêtre apparaît soit parce que je n’ai jamais enregistré le document soit parce que je n’ai pas enregistré les dernières modifications. Dans cette fenêtre :

• tout en haut, on notera l’intitulé « Document3 », il n’a pas de nom, c’est qu’il n’a jamais été enregistré
• dessous, l’avertissement « Voulez-vous enregistrer les modifications apportées au Document3? Vos modifications seront perdues si vous les enregistrez pas »
• puis viennent les mêmes éléments que dans la fenêtre « Enregistrer sous » : le nom du fichier, son emplacement de stockage et le format du fichier
• tout en bas, de gauche à droite : « Ne pas enregistrer », « Nouveau dossier », « Annuler » et enfin « Enregistrer ». Nous passerons sur « Nouveau dossier » et « Enregistrer » que nous avons vus plus haut. Alors pourquoi les deux boutons « Ne pas enregistrer  » et « Annuler ». Il faut rappeler que cette fenêtre est apparue parce que, soit par mégarde, soit volontairement, vous avez cliquez sur la croix pour fermer le logiciel. Il existe une nuance sémantique : « Ne pas enregistrer » signifie que la document va se fermer sans laisser aucune trace sur le disque dur alors que « Annuler » veut dire qu’on ne ferme plus le logiciel soit parce qu’on a pas fait exprès de cliquer sur la croix ou bien parce qu’on ne tient pas à conserver une copie de ce document sur la machine. Il faut rappeler qu’on n’annule pas une chose mais une action. Quelle action a déclenché cette fenêtre, la volonté de fermer le document. On annule l’action, donc on ne ferme plus le document