Partons du postulat que vous êtes secrétaire d’un conseil syndical. Le conseil se réunit une fois par mois. En bon secrétaire, vous faites un compte-rendu (CR) avec les rubriques classiques : présents/absents, rapport financier, rapport moral, travaux en cours, travaux à prévoir, sujets à aborder lors de la prochaine Assemblée Générale des copropriétaires.

Si le contenu change chaque mois, les rubriques (colonne vertébrales du CR) ne varient pas. Lors de la dernière AG, le bureau a été renouvelé et vous vous êtes proposé pour être secrétaire. Vous prenez vos fonctions en septembre et vous peaufinez la mise en forme et la mise en page de votre premier CR que vous enregistrez sous le nom « 2019-09-05 CR.doc ». Le mois d’octobre passe et vous avez à nouveau un CR à faire. Vous n’avez pas envie de tout refaire à zéro. L’idéal serait de conserver les rubriques, la mise en page et la mise en forme du mois précédent. Dans cette hypothèse, il ne vous resterait plus qu’à changer le contenu (le fond du CR).

Cette possibilité existe bel et bien. Vous reprenez le fichier « 2019-09-05 CR.doc » et vous l’enregistrer sous le nom « 2019-10-07 CR.doc » dans le même dossier. Du coup, vous avez deux fichiers ; un peu comme si la bougie A servait à allumer la bougie B. Ce n’est pas parce qu’on a allumé la bougie B que la bougie A s’est éteinte. Il en va de même ici, les deux fichiers ayant des noms différents, les deux coexistent. Par voie de conséquence, on notera que dans un dossier donné on ne peut pas avoir deux fichiers portant le même nom. Le CR de septembre a servi à alimenter celui d’octobre sans toutefois disparaitre. Il ne vous restera plus qu’à remplacer le contenu de septembre par celui d’octobre. Rubriques, mise en page, mise en forme restent inchangés. Vous gagnez un temps précieux.