Eliminons tout de suite, le cas malheureusement fréquent du mail qui arrive dans les éléments indésirables (en anglais, spams ou junk) de votre destinataire. Vous n’y pouvez rien et heureusement ça n’arrive pas fréquemment mais il suffit d’une fois pour que ce soit un vrai casse-tête pour vous et votre destinataire.

Intéressons-nous à ces mails que vous renvoie en boomerang le fameux « Mailer Daemon » ou « Mail Delivery System » (c’est un robot logiciel pas un être humain, derrière ce nom barbare). A de rares exceptions près, il vous parle en anglais. Il vous donne la raison de l'échec au bas du mail, en anglais. Il faut pouvoir décoder son langage :

• User unknown, vous vous êtes trompé dans l’adresse, mot à mot « utilisateur inconnu ». Reprenez-contact avec l’intéressé (le destinataire de votre mail) pour vous faire préciser son adresse

• Due to policy reasons. Suspicion de spam, en général. Je me souviens d'une cliente dont le message à destination de sa nièce aux États-Unis n'arrivait pas. Son mail contenait les mots "aujourd'hui, mardi 11 septembre, je...". Les Américains ne plaisantent pas avec le 11 septembre. Je lui ai conseillé de mettre "ajourd'hui, mardi, je..." et de le renvoyer. Le mail est bien arrivé au destinataire.

• Message file too big ou, en français, message trop volumineux. Il s’agit bien entendu du poids des pièces jointes. Le mail, en lui-même, ne pèse trois fois rien. Tous les opérateurs de mails n’ont pas la même politique. Certains acceptent jusqu’à 25 Mo quand d’autres saturent dès 10 Mo. Soit en amont de l’envoi, votre messagerie vous prévient, soit c’est le Mailer Daemon qui vous avertira mais le mail sera déjà parti. Dans le doute, mieux vaut se conformer à la limite basse. Sinon, vous risquez de bloquer votre boîte d’envoi ou, plus ennuyeux, la boîte de réception de votre correspondant. Il va vous maudire. Nous verrons dans un prochain article qu’il existe des solutions pour envoyer en nombre des pièces jointes volumineuses.

• Delivery differed/momentarily suspended. La remise de votre mail n’a pas pu se faire dans un temps raisonnable. Soit le serveur a des ratés (coupure d’électricité, bug, surchauffe, attaque extérieure) soit il y a un embouteillage (comme pour les SMS de la Saint Sylvestre, quand tout le monde s’envoit un petit texto pour se souhaiter la bonne année). En général, le serveur va réessayer un peu plus tard. Votre message peut arriver seulement le lendemain matin. Si vous n’avez pas de nouvelles de votre correspondant dans les 48 heures, renvoyez-lui le message.

• Too many recipients. Il est fini le temps où on pouvait envoyer un mail à 50 personnes d’un coup. Maintenant, les serveurs de mail suspectent une tentative de spam, même quand on l’envoie en destinataires cachés (undisclosed recipients). L’alternative est de saucissonner vos destinataires et d’envoyer le mail en plusieurs fois, 5 à 6 destinataires à la fois. Si vous êtes une association, il est conseillé d’utiliser un gestionnaire de lettre de diffusion (mailing lists manager). Si vous avez un site web, voyez avec votre hébergeur s’il ne vous propose pas ce service. Sinon vous pouvez souscrire à un logiciel comme e-Spreader.