Microsoft Outlook est l’un des logiciels de messagerie les plus connus. Mais le réduire à un simple programme permettant d’envoyer et de recevoir des e-mails serait une erreur. Outlook est à la fois un client de messagerie, un agenda, un carnet d’adresses et un outil d’organisation. Dans le monde professionnel, il est particulièrement puissant lorsqu’il est associé à Microsoft 365 et à Exchange. Microsoft présente d’ailleurs Outlook comme son application complète pour la messagerie et le calendrier, avec notamment la gestion des messages, des réunions, des contacts et des tâches.
Outlook et Microsoft 365 : quelle différence ?
C’est une confusion très fréquente. Outlook est une application. Microsoft 365 est un ensemble payant de services et d’applications.
Microsoft 365 peut notamment réunir :
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
- OneNote
- OneDrive
- Teams
- d’autres services selon l’abonnement
Microsoft 365 associe notamment les applications Office à des services en ligne et à 1 To de stockage OneDrive dans plusieurs offres. Il existe également Office 2024, vendu sous forme d'achat unique, contrairement à Microsoft 365 qui fonctionne principalement par abonnement.
Office, Microsoft 365, Outlook : comment s'y retrouver ?
On peut simplifier ainsi :
- Office → les logiciels bureautiques comme Word, Excel et PowerPoint.
- Microsoft 365 → une offre par abonnement regroupant des applications Office et différents services en ligne.
- Outlook → l'application consacrée principalement à la messagerie, au calendrier, aux contacts et aux tâches.
Il faut également distinguer Outlook.com, qui est le service de messagerie en ligne de Microsoft (webmail), de l'application Outlook installée sur un ordinateur.
Outlook est-il payant ?
C'est aujourd'hui un point un peu plus compliqué qu'autrefois. Il existe des versions d'Outlook accessibles avec certaines offres Microsoft 365 et des versions incluses dans certaines éditions d'Office. Outlook existe également sur le Web et sur les smartphones. Pour un utilisateur qui souhaite simplement consulter une adresse Gmail, Outlook n'est donc pas forcément indispensable. En revanche, pour quelqu'un qui souhaite utiliser Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneDrive, Microsoft 365 peut devenir une solution très complète.
Pourquoi payer pour Microsoft 365 ?
Le principal avantage n'est pas simplement de disposer d'Outlook. L'intérêt est de bénéficier d'un écosystème complet et intégré. Avec Microsoft 365, les applications communiquent entre elles et les documents peuvent être stockés dans OneDrive. Cela permet de retrouver son travail sur différents appareils. Pour un professionnel, cette intégration peut être particulièrement intéressante.
Par exemple :
Outlook → réception d'un e-mail
↓
pièce jointe → ouverture dans Word ou Excel
↓
document → stockage dans OneDrive
↓
réunion → organisation dans Outlook
↓
visioconférence → Teams
Tout est conçu pour fonctionner ensemble.
Les principales fonctionnalités d'Outlook
La messagerie
Outlook permet évidemment de :
- envoyer et recevoir des e-mails
- gérer plusieurs comptes
- créer des dossiers
- rechercher des messages
- créer des règles
- utiliser des signatures
- gérer les pièces jointes
- classer les messages
- créer des modèles
- utiliser des catégories
- gérer les messages indésirables
Outlook peut également fonctionner avec différents types de comptes, notamment Microsoft 365, Outlook.com, Gmail, Yahoo et des comptes utilisant IMAP ou POP.
Le calendrier
C'est l'une des grandes forces d'Outlook.
On peut :
- créer des rendez-vous
- organiser des réunions
- inviter des personnes
- partager son calendrier
- consulter les disponibilités
- créer des événements récurrents
- organiser plusieurs calendriers
Dans une entreprise utilisant Exchange ou Microsoft 365, les calendriers partagés deviennent particulièrement intéressants.
Les contacts
Outlook possède également un carnet d'adresses permettant de gérer les contacts et les listes de contacts.
Dans une entreprise, Outlook peut accéder à l'annuaire de l'organisation et aux boîtes aux lettres partagées selon les droits accordés.
Les tâches
Outlook permet également de suivre les tâches à effectuer.
On peut ainsi associer la gestion de ses e-mails à son organisation personnelle ou professionnelle.
Les règles
Les règles permettent d'automatiser certaines opérations.
Par exemple :
« Si un message provient de cette personne, le placer automatiquement dans ce dossier. »
Ou :
« Si le message contient telle caractéristique, lui attribuer une catégorie. »
Cela devient très utile lorsque l'on reçoit plusieurs dizaines ou centaines de messages par jour.
Outlook et Teams
Dans un environnement professionnel Microsoft 365, Outlook prend tout son intérêt lorsqu'il est associé à Microsoft Teams. Une réunion peut être créée dans Outlook et proposée comme réunion Teams. Les participants reçoivent alors une invitation contenant les informations nécessaires pour rejoindre la réunion.
Cette intégration est l'un des avantages importants de l'écosystème Microsoft.
Les compléments Outlook
Outlook possède également un système de compléments permettant d'ajouter des fonctionnalités. Les compléments modernes reposent sur une plateforme Web et peuvent fonctionner sur Outlook pour Windows, Mac, le Web et certains appareils mobiles. Ils permettent notamment d'intégrer des services ou des outils supplémentaires à Outlook.Il faut cependant noter une évolution importante : le nouvel Outlook et l'ancien Outlook ne disposent pas exactement des mêmes fonctions. Microsoft continue de faire évoluer le nouvel Outlook et certaines fonctions historiques ne sont pas encore disponibles de la même manière.
Outlook classique et nouvel Outlook
Microsoft fait évoluer Outlook vers une nouvelle version, avec une interface plus moderne et davantage orientée vers les services en ligne. Le nouvel Outlook n'est cependant pas simplement une nouvelle apparence de l'ancien. Certaines fonctions avancées de l'Outlook classique peuvent encore être absentes ou différentes dans le nouvel Outlook. Microsoft publie d'ailleurs un tableau comparatif entre les deux versions.
Pour un utilisateur avancé, cette différence peut être importante.
Les avantages d'Outlook
Les principaux points forts :
- logiciel très complet
- excellente intégration avec Microsoft 365
- messagerie et calendrier réunis
- nombreuses fonctions professionnelles
- gestion des tâches et des contacts
- règles et automatisations
- intégration avec Teams
- bonne gestion des calendriers partagés
- nombreuses possibilités de recherche et de classement
- disponible sur Windows, macOS, Web, Android et iOS
Les inconvénients
Outlook a également quelques défauts.
Il peut être complexe
La richesse des fonctionnalités signifie aussi que les menus et les réglages peuvent être nombreux. Un utilisateur qui souhaite simplement envoyer et recevoir des e-mails peut trouver Outlook relativement lourd.
Il est fortement lié à l'écosystème Microsoft
C'est une force pour celui qui utilise Microsoft 365. Mais c'est également une faiblesse pour celui qui souhaite une solution plus indépendante.
Il peut coûter plus cher
Pour bénéficier de l'ensemble de l'écosystème Microsoft 365, il faut généralement souscrire un abonnement. Pour quelqu'un qui possède simplement une adresse Gmail ou une adresse fournie par son opérateur, Thunderbird peut être une solution beaucoup plus économique.